Tagung planen: 7 Tipps für eine erfolgreiche Tagung

Was ist bei der Planung einer Tagung zu beachten? Eine erfolgreiche Tagung beginnt lange vor dem eigentlichen Veranstaltungstag: Termin, Teilnehmer, Tagungslocation und Ablauf müssen zusammenpassen. Hinzu kommen Fragen zu Technik, Verpflegung und Rahmenprogramm. 

Unser Leitfaden zeigt Ihnen in sieben Schritten, worauf es bei der Tagungsplanung ankommt.

Bevor Sie mit der konkreten Tagungsplanung beginnen, sollten die grundlegenden Fragen geklärt sein: Was ist das Ziel der Tagung? Wer nimmt teil, wie groß ist das Budget und wer übernimmt die Organisation?

Halten Sie zunächst die wichtigsten Eckdaten fest:

• Ziel und Format der Tagung
• Teilnehmerzahl und Zielgruppe
• Termin und Dauer
• verfügbares Budget
• Verantwortlichkeiten für die Organisation
• Anforderungen an die Tagungslocation
• Referenten und Moderatoren
• technische Anforderungen

Je nach Größe und Aufwand der Veranstaltung kann es sinnvoll sein, weitere Kollegen oder externe Experten einzubeziehen. Veranstaltungsagenturen können beispielsweise bei der Organisation, der Suche nach Referenten oder der Planung des Rahmenprogramms unterstützen.

Je klarer der Rahmen zu Beginn steht, desto einfacher lassen sich die nächsten Schritte planen.

Prüfen Sie frühzeitig, wann die wichtigsten Teilnehmer verfügbar sind und ob der gewünschte Zeitraum für Ihre Tagung geeignet ist.

Auch ein Blick auf den Veranstaltungskalender am Tagungsort lohnt sich. Messen, Kongresse, große Sportveranstaltungen oder Ferienzeiten können dafür sorgen, dass Hotels ausgebucht sind, Übernachtungspreise steigen oder die Anreise aufwendiger wird.

Stehen mehrere Termine zur Auswahl, hilft eine frühzeitige Terminabfrage bei den Teilnehmern. So vermeiden Sie unnötige Abstimmungsschleifen und können Location und Übernachtungen rechtzeitig reservieren.

Der Veranstaltungsort sollte zur Tagung und zu den Teilnehmern passen. Ein Workshop in kleiner Runde stellt andere Anforderungen an eine Location als eine größere Konferenz oder eine mehrtägige Strategietagung.

Überlegen Sie deshalb vor der Suche, was Ihnen wichtig ist: Wie groß müssen die Räume sein? Wird eine Übernachtungsmöglichkeit benötigt? Welche technische Ausstattung muss vorhanden sein? Auch die Erreichbarkeit, gastronomische Versorgung und Möglichkeiten für ein Rahmenprogramm können bei der Auswahl eine Rolle spielen.

Nicht zuletzt entscheidet die gewünschte Atmosphäre. Soll die Tagung zentral in der Stadt stattfinden oder suchen Sie bewusst einen Ort im Grünen, an dem das Team Abstand vom Arbeitsalltag gewinnt?

Je genauer die Anforderungen feststehen, desto leichter lässt sich eine Tagungslocation finden, die wirklich zur Veranstaltung passt.

Welche Themen sollen behandelt werden? Welche Referenten oder Moderatoren werden benötigt? Und wie viel Zeit brauchen die einzelnen Programmpunkte tatsächlich?

Planen Sie dabei nicht jede Minute mit Inhalten voll. Gerade bei längeren Tagungen sind ausreichend Pausen wichtig – für Kaffee und Verpflegung, aber auch für Gespräche zwischen den Teilnehmern oder einfach etwas Zeit an der frischen Luft.

Ein realistischer Zeitplan schafft Luft für Diskussionen und verhindert, dass sich Verzögerungen vom Vormittag durch den gesamten Tag ziehen. Referenten sollten außerdem frühzeitig angefragt und über den geplanten zeitlichen Rahmen informiert werden.

Auch die Atmosphäre vor Ort entscheidet darüber, ob sich Teilnehmer konzentrieren können und gerne miteinander arbeiten.

Dazu gehört ein gut vorbereiteter Tagungsraum ebenso wie die passende Verpflegung. Getränke sollten jederzeit verfügbar sein, bei längeren Veranstaltungen sorgen Kaffee- und Mittagspausen für die nötige Unterbrechung.

Auch die Gestaltung des Raumes spielt eine Rolle. Licht, ausreichend Platz und vor allem die richtige Bestuhlung beeinflussen, wie gut Austausch und Zusammenarbeit funktionieren. Ein Vortrag braucht schließlich einen anderen Rahmen als ein Workshop in kleiner Runde.

Halten Sie fest, welche Themen behandelt werden, wer die einzelnen Programmpunkte übernimmt und wie viel Zeit dafür vorgesehen ist.

Stellen Sie die Agenda den Teilnehmern möglichst schon vor der Tagung zur Verfügung. So weiß jeder, was ihn erwartet, und kann sich auf relevante Themen vorbereiten.

Während der Tagung hilft die Tagesordnung dabei, den roten Faden und den zeitlichen Rahmen im Blick zu behalten. Gleichzeitig sollte genug Spielraum bleiben, wenn eine wichtige Diskussion etwas mehr Zeit braucht als geplant.

Ein Referent verspätet sich, eine Diskussion dauert länger oder ausgerechnet vor der Präsentation streikt die Technik.

Bereiten Sie sich deshalb auf typische Planänderungen vor. Präsentationen und wichtige Unterlagen sollten beispielsweise nicht nur auf einem einzigen Gerät gespeichert sein. Klären Sie außerdem vorab, an wen Sie sich vor Ort wenden können, wenn kurzfristig technische oder organisatorische Unterstützung benötigt wird.

Und wenn ein Programmpunkt länger dauert als vorgesehen? Nicht jede Abweichung vom Ablaufplan ist gleich ein Problem. Eine gute Planung schafft den nötigen Spielraum, um auf Unvorhergesehenes gelassen reagieren zu können.

Sie möchten eine Tagung planen und organisieren? Mit unserer Checkliste behalten Sie die wichtigsten Aufgaben im Blick:

Die wichtigsten Punkte sind geklärt, der Ablauf steht – jetzt fehlt nur noch der passende Ort für Ihre Tagung. Auf Tagungsland finden Sie Tagungshotels, Seminarhäuser und besondere Locations für unterschiedliche Veranstaltungsformate und Gruppengrößen.