Die richtige Tagungslocation finden

Die Tagung steht, der Termin auch – fehlt nur noch die passende Location? Bevor Sie sich durch Tagungsräume und Hotels klicken, lohnt es sich, die wichtigsten Anforderungen festzulegen. Wie viele Personen kommen? Benötigen Sie Übernachtungsmöglichkeiten? Welche Ausstattung ist wichtig und wie gut muss die Location erreichbar sein?

Je genauer Sie wissen, was Sie brauchen, desto leichter können Sie passende Tagungslocations finden und vergleichen. Auf Tagungsland grenzen Sie die Auswahl nach Teilnehmerzahl, Region und Übernachtungsmöglichkeit ein. Weitere Filter helfen Ihnen dabei, eine Location zu finden, die auch bei den Details zu Ihrer Veranstaltung passt.

Die eine perfekte Tagungslocation gibt es nicht. Entscheidend ist, dass der Tagungsort zu Ihrer Veranstaltung und den Menschen passt, die daran teilnehmen.

Ein kleiner Workshop braucht ein anderes Umfeld als eine mehrtägige Tagung mit vielen Gästen. Für ein Strategiemeeting kann Ruhe besonders wichtig sein, während bei einer Teamveranstaltung vielleicht das gemeinsame Erlebnis im Vordergrund steht.

Bevor Sie Ihre Suche starten, sollten deshalb einige Eckdaten feststehen.

Wie viele Personen werden teilnehmen und wie möchten Sie vor Ort arbeiten? Das ist eine der ersten Fragen bei der Wahl einer Tagungslocation.

Dabei zählt nicht allein die maximale Kapazität eines Tagungsraums. Auch das Veranstaltungsformat spielt eine Rolle. Für Präsentationen benötigen Sie andere räumliche Voraussetzungen als für Workshops, bei denen sich Teilnehmer zwischendurch in kleinere Gruppen aufteilen.

Achten Sie deshalb darauf, ob ausreichend passende Räume vorhanden sind und welche Bestuhlung möglich ist.

Auf Tagungsland geben Sie Ihre Teilnehmerzahl direkt in der Location-Suche an und grenzen damit die Auswahl ein.

Die schönste Tagungslocation bringt wenig, wenn Ihre Teilnehmer nur umständlich dorthin gelangen. Überlegen Sie deshalb, woher Ihre Gäste anreisen und welches Verkehrsmittel sie voraussichtlich nutzen.

Kommen viele mit dem Auto, sind ausreichend Parkmöglichkeiten relevant. Reisen Teilnehmer mit Bahn und öffentlichen Verkehrsmitteln an, sollten Sie die Verbindung vom nächsten Bahnhof zur Location prüfen.

Auch solche Anforderungen können Sie bei Tagungsland berücksichtigen. Über die Filter lassen sich beispielsweise kostenfreie Parkplätze, ÖPNV-Anbindung oder E-Ladesäulen auswählen.

Bei einer mehrtägigen Tagung sollte die Frage nach der Übernachtung möglichst früh geklärt werden.

Besonders unkompliziert ist es, wenn Tagungsräume und Zimmer am selben Ort liegen. Die Teilnehmer müssen nach einem langen Veranstaltungstag nicht noch zur Unterkunft fahren und können den Abend gemeinsam ausklingen lassen.

Auf Tagungsland können Sie bereits vorab festlegen, ob Sie eine Tagungslocation mit Übernachtungsmöglichkeit benötigen - oder Sie fragen bei der Tagungslocation nach Empfehlungen, falls keine vorhanden sind.

Steht Ihr Wunschtermin bereits fest, sollte die Verfügbarkeit früh in die Locationsuche einfließen. Vor allem bei größeren Tagungen, Veranstaltungen mit Übernachtung oder stark nachgefragten Terminen lohnt es sich, rechtzeitig anzufragen.

Sind Sie beim Datum flexibel, können Sie das bei Tagungsland in der Anfrage ebenfalls angeben. 

Teilnehmerzahl, Region und Übernachtung grenzen die Suche bereits deutlich ein. Danach geht es um die Frage, was Sie vor Ort tatsächlich benötigen.

Hilfreich ist eine Unterscheidung zwischen Muss-Kriterien und Wünschen. Was ist für den Ablauf Ihrer Tagung unverzichtbar? Und welche Extras würden die Veranstaltung noch besser machen?

Schauen Sie sich bei der Auswahl nicht nur die Größe der Tagungsräume an. Entscheidend ist, ob sie zu Ihrem geplanten Ablauf passen.

Brauchen Sie einen großen Raum oder mehrere kleinere Arbeitsbereiche? Sind Rückzugsmöglichkeiten für Gruppenarbeiten notwendig? Gibt es ausreichend Platz für Pausen?

Klären Sie außerdem frühzeitig, welche Tagungstechnik vorhanden ist. Je nach Veranstaltung können beispielsweise Präsentationsmöglichkeiten, Mikrofone oder stabiles WLAN entscheidend sein.

Kaffee am Morgen, eine kleine Stärkung in der Pause oder ein gemeinsames Abendessen: Auch die Verpflegung gehört zur Planung einer Tagung.

Überlegen Sie vorab, was Sie benötigen und was direkt an der Location angeboten werden soll. Auf Tagungsland können Sie gezielt nach Locations mit Catering oder Restaurant filtern.

Besondere Wünsche sollten Sie anschließend direkt mit Ihrem Ansprechpartner abstimmen.

Prüfen Sie die Erreichbarkeit aus Sicht Ihrer Teilnehmer. Wie weit ist die Location vom nächsten Bahnhof entfernt? Gibt es genügend Parkplätze? Müssen Transfers organisiert werden?

Bei mehrtägigen Veranstaltungen spielt außerdem eine Rolle, ob Tagungsräume, Unterkunft und geplantes Rahmenprogramm gut miteinander verbunden sind.

Bei Workshops, Teamveranstaltungen oder mehrtägigen Tagungen darf es manchmal etwas mehr sein als der klassische Tagungsraum.

Ein gemeinsames Erlebnis kann für Abwechslung sorgen und den Austausch außerhalb des eigentlichen Programms fördern. Wenn ein Rahmenprogramm vorgesehen ist, sollten Sie deshalb schon bei der Locationwahl prüfen, welche Möglichkeiten vor Ort und in der Umgebung bestehen.

Auf Tagungsland können Sie unter anderem nach Teambuilding & Incentives, Coaching sowie Sport & Fitness filtern.

Sind alle organisatorischen Anforderungen erfüllt, kommen die Wünsche ins Spiel, die eine gute Location für Sie zur richtigen Location machen.

Vielleicht möchten Sie Ihre Tagung bewusst mit Abstand zum Büroalltag veranstalten. Eine Terrasse bietet Raum für die Pause draußen, ein Garten schafft Möglichkeiten für einen Ortswechsel und ein Berg- oder Seeblick kann für eine besondere Atmosphäre sorgen. Vielleicht wünschen Sie sich nach dem Tagungsprogramm auch Wellnessmöglichkeiten für Ihre Teilnehmer.

Solche Kriterien müssen Sie nicht dem Zufall überlassen. Mit den Filtern auf Tagungsland können Sie gezielt nach Merkmalen wie Berg-Blick, See-Blick, Garten, Terrasse oder Wellness/SPA suchen.

So lässt sich die Auswahl Schritt für Schritt auf die Tagungslocations reduzieren, die wirklich zu Ihren Vorstellungen passen.

Zur Auswahl einer Tagungslocation gehört auch die Frage nach der passenden Art des Veranstaltungsortes. Ein klassisches Hotel kann genau richtig sein – muss es aber nicht immer sein.

Ein Tagungshotel bietet sich besonders für mehrtägige Veranstaltungen an. Zimmer, Tagungsräume und häufig auch Restaurant oder weitere Angebote befinden sich direkt vor Ort. Das reduziert Wege und erleichtert die Organisation.

Ein Tagungszentrum ist auf Veranstaltungen ausgerichtet und kann insbesondere interessant sein, wenn unterschiedliche Räume oder größere Kapazitäten benötigt werden.

Manchmal soll schon die Location zeigen: Heute geht es raus aus dem Alltag.

Eine Hütte oder Lodge schafft einen anderen Rahmen für einen Teamworkshop als ein klassischer Seminarraum. Auch ein Land- oder Hofgut, ein Kloster oder Stift sowie ein Schloss oder Herrenhaus können Ihrer Veranstaltung einen besonderen Charakter geben.

Auf Tagungsland können Sie gezielt nach der gewünschten Art der Eventlocation filtern – von Hotel und Tagungszentrum bis hin zu außergewöhnlicheren Tagungsorten.

Ihre Wunschlocation passt fast perfekt, aber ein Punkt auf Ihrer Liste fehlt? Das muss kein Ausschlusskriterium sein.

Die Gastgeber auf Tagungsland kennen ihre Häuser und ihre Region. Benötigen Sie zusätzliche Technik, suchen Sie nach einer Idee für das Rahmenprogramm oder brauchen Sie Unterstützung bei einem anderen Punkt Ihrer Planung, lohnt sich die direkte Nachfrage.

Viele Gastgeber arbeiten mit festen und bewährten Partnern zusammen und bringen viel Erfahrung aus vergangenen Veranstaltungen mit. Dadurch können sie häufig passende Anbieter empfehlen oder gemeinsam mit Ihnen eine Lösung finden.

Gerade wenn Sie selbst nicht aus der Region kommen, ist dieses Wissen vor Ort wertvoll. Sie müssen nicht jeden Dienstleister selbst recherchieren, sondern können auf die Erfahrung und das Netzwerk Ihrer Gastgeber zurückgreifen.

Sprechen Sie besondere Anforderungen deshalb am besten direkt bei Ihrer Anfrage an.

Bei der Suche nach der passenden Tagungslocation gibt es einige Punkte, die leicht unterschätzt werden – von der tatsächlichen Raumgröße über die Erreichbarkeit bis zu technischen Anforderungen. Wer diese Fragen früh klärt, erspart sich später unnötigen Organisationsaufwand.

Ihre Anforderungen stehen? Dann können Sie die Suche gezielt eingrenzen.

Geben Sie zunächst die Teilnehmerzahl an, wählen Sie die gewünschte Region und entscheiden Sie, ob Sie eine Übernachtungsmöglichkeit benötigen.

Anschließend geht es ins Detail. Soll es ein Hotel oder Tagungszentrum sein? Oder suchen Sie bewusst nach einem Hofgut, Schloss oder einer Hütte? Über die weiteren Filter können Sie Merkmale auswählen, die für Ihre Veranstaltung wichtig sind – beispielsweise Catering, Parkmöglichkeiten, Teambuilding oder auch einen Berg- oder Seeblick.

Interessante Tagungslocations können Sie anschließend miteinander vergleichen und direkt anfragen.

Sie haben mehrere Favoriten? Ihre Anfrage kann über Tagungsland auf Wunsch auch als Sammelanfrage an mehrere ausgewählte Locations gesendet werden. So müssen Sie Ihre Anforderungen nicht für jede Anfrage erneut zusammenstellen.

Und wenn noch Fragen offen sind, sprechen Sie mit den Gastgebern. Sie kennen ihre Locations, die Möglichkeiten vor Ort und ihre Partner – und können Ihnen bei der konkreten Planung weiterhelfen.